GRID – Gestão e Reporte de Indicadores de Desempenho

Um olhar sobre a nossa plataforma de reporte de desempenho não financeiro e o impacto positivo que tem na nossa atividade.

Enquadramento

Compromisso Galp

Na Galp temos o compromisso de atuar de forma responsável e ética, assegurando as melhores práticas de governo e transparência.

Adicionalmente, procuramos envolver a comunidade e demais partes interessadas, promovendo a criação de valor partilhado.

Objetivos de desenvolvimento sustentável

Promover sociedades pacíficas e inclusivas para o desenvolvimento sustentável, proporcionar o acesso à justiça para todos e construir instituições eficazes, responsáveis e inclusivas em todos os níveis.

Contexto

Reporte de desempenho

A atividade de controlo é um fator crítico na execução da estratégia e na avaliação do desempenho das Organizações.

Conscientes da criticidade de dispor da informação de qualidade para tomar as melhores decisões, desenvolvemos uma plataforma de reporte do desempenho não financeiro, a qual permite suportar os processos de registo e cálculo de indicadores nas vertentes de:

  • Ambiente;
  • Qualidade;
  • Segurança;
  • Outras relevantes em matéria de sustentabilidade.

Porque é importante para a Galp e para os seus Stakeholders?

A existência de um sistema estruturado com informação de qualidade é um aspeto determinante para manter uma relação sólida e positiva com todas as partes interessadas, permitindo estabelecer um diálogo contínuo, claro e transparente com os nossos stakeholders.

 

Descrição

Projeto

Na Galp consolidámos numa única plataforma as atividades de registo e cálculo de indicadores, que permite assegurar a monitorização e a avaliação do desempenho da Empresa em dimensões para além da financeira.

A plataforma GRID foi concebida por forma a otimizar os processos de reporte transversal no grupo Galp e ser utilizada pelas diversas unidades orgânicas, possibilitando a divulgação e publicação de indicadores chave do nosso capital ambiental, social, relacional e operacional.

O reporte e monitorização seguem os princípios estabelecidos nas políticas Galp e respeita oito critérios chave:

  • Materialidade e relevância;
  • Abrangência;
  • Equilíbrio;
  • Comparabilidade;
  • Rigor;
  • Clareza e transparência;
  • Periodicidade;
  • Rastreabilidade.

Os principais objetivos do projeto estão alinhados com o rumo traçado pela nossa Empresa, tendo em vista alcançar e manter os mais elevados padrões de qualidade, através da procura constante da melhoria dos seus processos de monitorização e reporte.

Projeto GRID

   

Motivação

O reporte não financeiro da Galp evoluiu nos conteúdos e meios de suporte … mas não satisfazia.

O que foi feito

Foi desenvolvido um projeto para uma nova plataforma.

Objetivos

Promover e consolidar a cultura de reporte, com foco em quatro aspetos principais:

  • Garantir uniformização e princípios de rastreabilidade;
  • Assegurar a integridade e segurança da Informação;
  • Construir solução flexível e escalável;
  • Otimizar atividades de registo e tratamento de dados.

Requisitos

  • Validar e verificar a informação;
  • Divulgar e Publicar Indicadores Chave de Performance;
  • Mecanismos de Monitorização e Alerta;
  • Integrar e Consolidar Informação de várias origens;
  • Caracterizar, Estruturar e Calcular Indicadores;
  • Interface Amigável.

Âmbito
organizacional

Galp Energia (negócio e corporativo) em todas as geografias onde opera.

Solução
(Arquitetura e
funcionalidades)

A arquitectura funcional implementada, assegura uma solução flexível e escalável.
O ciclo de vida da informação implementado permite ter a informação permanentemente disponível para os utilizadores da plataforma.
Opções disponíveis para os utilizadores: reporte, consulta de Indicadores, dashboards, scorecards, relatório de monitorização, relatório de materialidade, arquivo de relatórios, manuais de utililizadores.

Estrutura do projeto

Dados  
Valor de Investimento € 300 m
Dimensão da equipa de projeto 5 Galp e 4 consultores externos
Tempo de implementação 1 ano
Nº de ações de formação/ formandos 10 ações/ 100 formandos
Nº de utilizadores 350, dos quais 150 têm acesso de registo
Nº de indicadores  1385, sendo 740 indicadores simples (com 133 provenientes dos sistema iBPMS ¹) e 645 indicadores compostos (indicadores obtidos por cálculo)

¹ O iBPMS é uma Aplicação baseada em processos. Na sua génese está uma plataforma de Business Process Management que permite a configuração dos processos tornando-os executáveis através da geração de uma ferramenta web em tempo real.

Resultados

Além da visão holística e integradora das atividades de monitorização e reporte para as dimensões não financeiras, destacam-se os seguintes resultados:

No Registo e cálculo:
  • Uniformização de indicadores / cálculos em todo o grupo Galp;
  • Robustez do cálculo e da consolidação de indicadores compostos;
  • Validação dos valores registados;
  • Cálculo automático de indicadores com informação proveniente do iBPMS;
  • Alertas para lembrar período de reporte (7, 3 e 1 dia antes da data limite);
  • Consulta on line da ficha do indicador.
Nos relatórios:
  • Visualização dos indicadores em gráficos;
  • Consulta on line e visualização da evolução dos indicadores com possibilidade de drilldown e comparação com metas;
  • Monitorização em real time;
  • Redução do tempo de elaboração de relatórios.

Conclusões

 

Com o projeto aprendemos que a capacidade de tomar decisões baseadas em factos e orientadas ao risco foram determinantes para alcançar os objetivos do projeto.

Adicionalmente, o envolvimento de todas as partes interessadas no processo foi essencial para a otimização e uniformização dos indicadores não financeiros de todo o grupo.

A plataforma GRID implementada teve um impacto significativo na eficiência do processo de gestão e reporte dos indicadores de desempenho, tendo ainda contribuído para aumentar a transparência dos nossos processos e garantir uma maior fiabilidade e rastreabilidade dos dados.